صادرات کالا از جمله فعالیت های مهم اقتصادی است. با توجه به اهمیت و ضرورت صادرات کالا بر اقتصاد کشورها و همچنین با عنایت به تلاش دولت ها در جهت فراهم آوردن شرایط مناسب برای انجام این کار، باید گفت که صادرات کالا فرآیند سخت و دشواری بوده که برای انجام آن همواره لازم است از دانش و تجربه کافی در این زمینه برخوردار بود چرا که علاوه بر شناخت قوانین بین المللی، مقدمه انجام فرآیند صادرات کالا به کشورهای مختلف ، آشنایی با قوانین و مقرارت داخلی کشورهای دریافت کننده کالاها نیز است. این موضوع از بروز مشکلات مختلف در این زمینه نیز جلوگیری به عمل خواهد آورد.

مراحل صادرات کالا به عنوان تأمین کننده به ۴ بخش تقسیم می شود:

1. یافتن مشتری خارجی
2. شناسایی نیاز بازار مقصد
3. مجوزهای موردنیاز
4. فرآیند صادرات با حداقل سرمایه و کاهش ریسک خسارات

حال سوال اینجاست که مقصود از «کاهش ریسک خسارات» چیست؟
در این خصوص می توان از «صندوق ضمانت صادرات» بهره جست؛ به این صورت که با پرداخت مبلغی به «صندوق ضمانت صادرات» می توان استعلام کلی از مشتری تجاری به عمل آورد یعنی آن که با چه شرکت هایی همکاری دارند و یا حتی میزان نقدینگی در حساب بانکی ایشان چقدر است. به عبارت بهتر با اعتبار سنجی در مورد طرف مقابل می توان میزان ریسک فرآیند صادرات را به حداقل ممکن رسانید.

فرض کنید کالای خریداری شده شما وارد گمرک می شود. اکنون لازم است شخصی با آگاهی کامل از قوانین مرتبط با ترخیص کالا به گمرک مراجعه کرده و با ارائه استناد و مدارک مورد نیاز، از گمرک موردنظر اقدام به ترخیص کالا نماید.
از این رو مراحل ترخیص کالا از گمرک را می توان به صورت های زیر دسته بندی نمود:

• دریافت پروفرما و پکینگ لیست
• اخذ مجوز ثبت سفارش بازرگانی
• بیمه کردن کالا و هماهنگی جهت بازرسی در مبداء و مقصد
• تشکیل پرونده به منظور تخصیص ارز و حواله بانکی
• هماهنگی های لازم با شرکت حمل و نقل بین المللی
• دریافت اسناد حمل کالا نظیر بارنامه از شرکت های حمل و نقل بین المللی
• تکمیل اسناد و تشکیل پرونده
• تنظیم پیش نویس دوراظهاری
• بررسی و تأیید مدارک و همچنین کالا توسط کارشناس فنی گمرکی و بازرگانی
• دوراظهاری واردات

نکته: شایان ذکر است که ترخیص کالای صادراتی سه حالت دارد:

• الف) کالا از تریلی در گمرک تخلیه می شود و ارزیاب موردنظر کالا را بررسی می کند و اگر مجوزها مشکلی نداشتند، دستور ترخیص صادر می شود.
• ب) کالا به انبار تاجر منتقل می گردد و ارزیاب مربوطه به انبار موردنظر مراجعه می کند. در این حالت چون ارزیاب از محدوده گمرک خارج شده لذا هزینه ای جداگانه دریافت می نماید و در صورت کامل بودن مجوزها، دستور ترخیص کالا را خواهد داد.
• ج) حالت سوم که بهترین حالت می باشد آن است که کالا بر روی تریلی ارزیابی می شود (که به آن حمل یکسره می گویند) و منوط بر این است که پیش بینی و هماهنگی های لازم انجام شود تاهزینه انبارداری و یاهزینه ارزیابی خارج از محدوده گمرکی اضافه نگردد. اما  ریسک پذیری این حالت زمانی است که چنانچه مجوزها دارای اشکالی باشند، کالا به ناچار بایستی در گمرک تخلیه شود. در واقع شما علاوه بر تهیه اسناد و مدارک موردنیاز گمرک جهت حمل و انتقال کالاهای وارداتی خود، به یک سری از مجوزها نیاز دارید تا نشان دهد تمام انتقالات تجاری شما به شکل قانونی در حال انجام بوده و دارای تأییدیه ازسازمان های ذیربط می باشد. اسناد و مدارکی همچون اظهارنامه واردات، تصویر کارت بازرگانی، قبض انبار، بارنامه، ترخیصیه، گواهی مبدا، فاکتور یا سیاهه خرید، اعلامیه تامین ارز با نامه برات، پروفرما یا پیش فاکتور، مجوز ثبت سفارش، لیست عدل بندی، بیمه نامه، پروانه بهره برداری شرکت های تولیدی، مجوزهای قانونی برای ترخیص کالا، وکالتنامه رسمی و پروانه صادراتی که این مدارک و مستندات از جمله اسناد و مدارکی است که هر تاجر و بازرگانی باید آنها را آماده کرده و به اداره گمرک ارائه دهد.